Wprowadzenie przez Ustawodawcę obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z istotniejszych zmian w obszarze dokumentowania transakcji gospodarczych, która niesie za sobą szereg nowych obowiązków dla polskich przedsiębiorców, związanych rozliczaniem się z kontrahentami oraz komunikacją z organami podatkowymi.
CZYM JEST KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR?
- Krajowy System e-Faktur jest prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej systemem teleinformatycznym przeznaczonym do wystawiania, otrzymywania, dostępu oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także analizy i kontroli prawidłowości tych faktur.
- przez fakturę ustrukturyzowaną (zwaną także e-Fakturą) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. W praktyce jest to więc plik w formacie XML, wystawiony według określonej struktury, który równocześnie stanowi dokument księgowy.
- Celem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur jest z jednej strony ujednolicenie sposobu rozliczania się między przedsiębiorcami, a z drugiej – usprawnienie komunikacji między podatnikiem a organami podatkowymi.
OBOWIĄZEK STOSOWANIA KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR
- Dotychczas Ministerstwo Finansów dawało przedsiębiorcom możliwość stosowania Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie. Natomiast począwszy od 2026 r. system ten zacznie być stosowany obligatoryjnie.
- Moment obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie jest dla wszystkich przedsiębiorców jednakowy – warunkuje go wysokość obrotu podatnika VAT w jego działalności. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku) przekroczyła w 2024 r. wysokość 200 milionów złotych obowiązek korzystania z KSeF będzie istnieć od 1 lutego 2026 r.;
1) dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników VAT, obowiązek korzystania z KSeF będzie istnieć od 1 kwietnia 2026 r.;
2) dla najmniejszych podatników VAT, a więc przedsiębiorców, których transakcje obejmują kwoty do 450 złotych dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży 10 tysięcy złotych miesięcznie, obowiązek korzystania z KSeF będzie istnieć od 1 stycznia 2027 r.
- Co szczególnie istotne, obowiązek stosowania KSeF dotyczyć będzie zasadniczo wszystkich czynnych podatników VAT. Zwolnieni z tego obowiązku będą natomiast wyłącznie podatnicy zwolnieni z VAT, czyli tzw. bierni podatnicy VAT, a także niektórzy czynni podatnicy VAT, co do których ustawa na stałe wyłącza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
- Od korzystania z KSeF poprzez wystawianie faktur ustrukturyzowanych, należy odróżnić obowiązek odbierania faktur w KSeF, który będzie istnieć dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. Tym samym nawet jeżeli przedsiębiorca nie będzie jeszcze obowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej, to będzie obowiązany do odebrania faktury wystawionej w KSeF.
SANKCJE ZA BRAK INTEGRACJI Z KSeF
- W przypadku niezastosowania się do przepisów wyznaczających obowiązek i sposób korzystania z KSeF, naczelnik właściwego urzędu skarbowego może obciążyć przedsiębiorcę dotkliwą karą pieniężną. Pokazuje to, jak kluczową rolę odgrywa rzetelne przygotowanie się do właściwej realizacji nowych obowiązków.
- Nałożona kara pieniężna może sięgać aż do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Natomiast jeżeli na fakturze nie ma wykazanego podatku w ogóle, kara może wynosić do 18,7% całkowitej kwoty należności na fakturze.
Jeżeli chcieliby Państwo uzyskać więcej szczegółowych informacji dotyczących nowych regulacji, zapraszamy do kontaktu – pozostajemy do Państwa dyspozycji i z przyjemnością odpowiemy na wszelkie indywidualne pytania.
Zespół Pogodziński, Witkowski, Zgliński Kancelaria Prawna s.c.
